Espace documentaire AGAPE'TH

1. A. Quelle est la date limite pour déposer une demande d’agrément d’un accord handicap ?

La demande d’agrément de l’accord handicap doit être déposée auprès de l’autorité administrative compétente au plus tard le 31 mai de la première année de mise en œuvre de l’accord (article R. 5212-14 du code du travail).

La demande d’agrément doit être déposée sur la plateforme AGAPE’TH, après dépôt de l’accord signé avec les partenaires sociaux sur la base D@ccord (Arrêté du 25 novembre 2019 relatif aux modalités de demande ou de renouvellement d'agrément d'accords en faveur des travailleurs handicapés, modifié par arrêté du 13 juin 2024).

2. A. Quelles sont les pièces et documents qu’un employeur doit fournir lorsqu’il effectue une demande d’agrément ?

Le dossier de demande d’agrément de l’accord doit comporter :

- le récépissé du dépôt de l’accord comprenant le numéro de l’accord,

- un état des lieux préalable comportant notamment des données générales sur l’entreprise, le groupe ou la branche professionnelle et sur son ou ses secteurs d’activité, ainsi qu’un bilan de la situation des conditions de travail et de l’emploi des travailleurs handicapés,

- une présentation de l’accord signé comprenant la mise en œuvre d’un programme pluriannuel d’une durée maximale de trois ans et comportant un plan d’embauche et un plan de maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés, des objectifs annuels et des indicateurs de suivi,

- un détail du périmètre des entreprises couvertes par l’accord,

- ainsi que le budget prévisionnel consacré au financement des différentes actions programmées sur la période de l’accord.

Les onglets des mêmes noms de l’applicatif AGAPE’TH (Etat des lieux, Présentation de l’accord, Détail du périmètre et Budget prévisionnel) doivent être complétés à cet effet.

3. A. Existe-t-il un seuil d’effectif minimal pour établir une demande d’agrément d’un accord collectif handicap ?

Aucun texte ne prévoit un seuil d’effectif minimal à respecter. Dans la mesure où l’obligation d’emploi est de 6% de l’effectif total des salariés et concerne les employeurs occupant au moins 20 salariés en application des articles L. 5212-1 et L. 5212-2 du code du travail, seules ces dernières peuvent toutefois trouver un intérêt à solliciter l’agrément d’un accord collectif en faveur des travailleurs handicapés.

4. A. Qu’est-ce qu’un accord agréé de groupe ?

La conclusion d’un accord collectif de groupe (ou d’une UES - Unité économique et sociale) constitue une modalité pratique pour plusieurs employeurs de se réunir et de négocier sur le handicap. Pour les accords agréés, la notion d’UES est acceptée comme une notion de groupe.

L’accord handicap de groupe, agréé par l’autorité administrative compétente, vaut ainsi exécution de l’obligation d’emploi pour chacun des employeurs ayant choisi de l’intégrer.

5. A. Un accord handicap agréé doit-il impérativement couvrir des années civiles (du 1er janvier au 31 décembre) ?

L’agrément d’un accord prévoyant la mise en œuvre d'un programme pluriannuel en faveur des travailleurs handicapés ne peut en principe être accordé que pour des mesures et actions relatives à des années civiles entières (articles R. 5212-12 et R. 5212-15 du code du travail).

6. A. Quelle est la durée d’un accord handicap agréé ?

L’accord collectif handicap, pour lequel une demande d’agrément peut être présentée, peut être soit d’une durée de deux ans, soit d’une durée de trois ans (article L. 5212-8 du code du travail).

L’agrément de l’accord peut être renouvelé une fois pour une durée maximale de trois ans.

7. A. Au terme de son accord agréé, combien de temps une entreprise doit-elle conserver les documents associés à cet accord (factures, justificatifs de paiement, justificatifs de la qualité de BOETH) ?

Pour une entreprise dont l’accord a pris fin, il convient de conserver les pièces a minima trois ans après le terme de l’accord (sauf en cas de contentieux. Dans ce cas, les pièces doivent être conservées tant que la procédure n’a pas donné lieu à une décision de justice ayant un caractère irrévocable).

8. A. Une entreprise sous accord agréé a-t-elle l’obligation de transmettre ses bilans annuels à l’autorité administrative (DDETS) pendant la durée de cet accord ?

Il découle des articles R. 5212-16 et R. 5212-17 du code du travail que l’employeur doit établir un bilan annuel de la mise en œuvre de l’accord et présenter les bilans annuels et le bilan récapitulatif des actions réalisées dans le cadre de l’accord à l’autorité administrative compétente.

L’agrément de l’accord étant octroyé par les DDETS, l’ensemble des bilans (annuels et définitifs) doit leur être adressé. L’avantage pour l’entreprise de transmettre ses bilans annuels à l’autorité administrative est de maintenir un dialogue permanent et d’anticiper d’éventuelles difficultés, dont les questions liées à la sous-exécution du programme pluriannuel et du budget.

Les onglets des mêmes noms de l’applicatif AGAPE’TH (Bilan qualitatif et bilan financier) doivent être complétés à cet effet.

1. B. Quelles sont les règles pour déterminer annuellement le budget d’un accord agréé ?

L’employeur qui souhaite s’acquitter de son obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH) en faisant application d’un accord handicap agréé, doit fournir le budget prévisionnel qu’il entend consacrer au financement des différentes actions programmées dans le cadre du programme pluriannuel en faveur de l’embauche et du maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés (article R. 5212-12 alinéa 2 du Code du travail et article 1er de l’arrêté modifié du 25 novembre 2019).

Lorsqu’un employeur effectue une demande d’agrément sur la plateforme AGAPE’TH, il doit compléter l’onglet « Budget prévisionnel » pour chacune des années d’application de l’accord et pour chacun des plans d’actions prévus par l’accord. Le total des budgets sur toute la durée d’application de l’accord agréé se fait automatiquement.

Un budget minimal doit être consacré chaque année au financement par l’employeur des actions programmées : pour chacune des deux ou trois années d’application de l’accord agréé, l’employeur sous accord agréé doit consacrer au financement du programme pluriannuel un budget minimal au moins égal à celui de la contribution qu’il aurait dû verser aux organismes sociaux au titre de cette même année (sans prise en compte de la déduction au titre des dépenses déductibles) (article R. 5212-12 alinéa 3 du code du travail).

Chaque année d’application de l’accord agréé, l’employeur doit réviser le montant du budget prévisionnel de l’année écoulée, ainsi que le montant du budget prévisionnel de l’année suivante, sur la base du montant de la contribution qu’il aurait dû verser aux organismes sociaux l’année précédente (article R. 5212-13 du code du travail).

Lorsque l’accord est conclu au niveau d’un groupe ou d’une branche, cette règle est appliquée pour chaque entité du périmètre de l’accord, pour déterminer le budget global.

2. B. Les lignes budgétaires d’un accord agréé sont-elles fongibles sur une même année entre les différentes actions ? Et sont-elles fongibles d’une année sur l’autre (sur la durée de l’accord) ?

La fongibilité est réalisée sur la durée de l’accord (article R.5212-13 du code du travail). En effet, l’instruction n° DGEFP/METH/2021/11 du 7 janvier 2021 précise que :

« Le budget prévisionnel de l’accord est fongible d’une année sur l’autre pendant la durée de l’accord : les sommes non dépensées une année peuvent l’être l’année suivante. La fongibilité peut également se faire entre les différentes actions de l’accord afin de conserver la souplesse nécessaire à la mise en œuvre de la politique d’insertion au sein de l’entreprise ou du groupe. ».

3. B. Que faire en cas de dépassement du plafond des dépenses de sensibilisation, de suivi et de pilotage ?

Les dépenses de sensibilisation des salariés de l’entreprise ainsi que de suivi et de pilotage de l’accord handicap agréé sont plafonnées à 25% du total des sommes consacrées au financement des actions prévues par l'accord (cette limite s’apprécie de manière globale, autrement dit il n’y a pas lieu de vérifier le plafonnement des dépenses de pilotage d’une part et les dépenses de sensibilisation d’autre part) (article R. 5212-12 du code du travail).

Le contrôle du respect du plafond de 25% se fait lors du bilan final au regard du budget réalisé (et non à partir du budget prévisionnel). Votre interlocuteur au sein du service de l’Etat peut cependant attirer votre attention lors du suivi de l’accord, sur un risque de dépassement de cette limite.

En cas de dépassement, le montant excédant la limite des 25% sera notifié à l’entreprise par la DDETS (pour les accords d’entreprise ou de groupe) ou par la DGEFP (pour les accords de branche) pour reversement à son organisme de sécurité sociale de recouvrement (Urssaf ou Msa en fonction du régime social d’appartenance de l’entreprise).

4. B. En cas de sous-consommation du budget prévisionnel de l’année, que se passe-t-il ?

A la fin de l’agrément, l’existence ou non d’une situation de sous-consommation est vérifiée par la DDETS (pour les accords d’entreprise ou de groupe) ou par la DGEFP (pour les accords de branche) : un bilan final est opéré en comparant le cumul des budgets minimaux des années couvertes par l’accord et le montant total des dépenses réalisées (article R. 5212-17 du code du travail).

En cas de sous-consommation avérée, c’est-à-dire lorsque le montant total des dépenses réalisées et validées pour mettre en œuvre le programme pluriannuel d’emploi et maintien de l’accord agréé est inférieur au budget minimal de l’accord agréé (correspondant au montant total des contributions que l’employeur aurait dû verser à défaut d’accord agréé pendant la durée d’application de l’accord), il y a un reliquat de fin d’accord agréé.

Le reliquat constaté fait l’objet d’une décision de reversement adressée par les services de l’Etat ou sera reporté (partiellement ou totalement) sur un nouvel accord en cas de demande de renouvellement de l’agrément, après autorisation de l’autorité administrative (article R. 5212-19 du code du travail).

Rappelons qu’à l’occasion du bilan final de l’accord agréé, l’employeur doit également communiquer à la DDETS le montant de ce reliquat de fin d’accord agréé qu’il aura calculé.

1. C. Les frais liés à la mise à disposition à titre gracieux d’un salarié d’une entreprise sous accord au sein d’une entreprise adaptée (EA) ou d’un ESAT sont-ils une dépense éligible au budget de l’accord agréé ?

Bien que non mentionnés dans l’instruction n° DGEFP/METH/2021/11 du 7 janvier 2021, les frais liés au détachement de personnel dans une EA ou dans un établissement et service d’aide par le travail (ESAT) sont éligibles dans la rubrique des :

• Partenariats avec le secteur protégé/les entreprises adaptées / les travailleurs indépendants handicapés (TIH).

2. C. Les frais de taxi sont-ils des dépenses éligibles au budget de l’accord agréé ?

La participation aux dépenses de transports par taxis ou VTC (ou autre transport adapté) pour les trajets domicile-lieu de travail est éligible au titre des actions d’adaptation au poste (instruction n° DGEFP/METH/2021/11 du 7 janvier 2021). Par transport adapté, il s’agit de transports collectifs ou individuels « à la demande » pour les personnes dont le handicap nécessite un transport spécifique.

Il est recommandé que l’entreprise établisse un plafond d’intervention en tenant compte de que propose l’offre de service de l’Agefiph permettant ainsi à l’entreprise d’anticiper la sortie de l’accord agréé.

1. D. Une entreprise sous accord agréé peut-elle réaliser des dépenses dites déductibles ?

Les dépenses déductibles sont des dépenses de l’employeur en faveur de l’emploi des bénéficiaires de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés, venant minorer le montant de la contribution pour l’emploi des travailleurs handicapés (articles L. 5212-11 et D. 5212-23 du code du travail)

Les entreprises sous accord agréé disposent d’un budget calculé hors dépenses déductibles (budget qui ne doit pas être minoré en amont par les dépenses déductibles).

L‘entreprise signataire d’un accord agréé ne doit pas déclarer de montants de dépenses déductibles.

En effet, étant exonérée de la contribution, elle n’a plus à réaliser des dépenses déductibles de la contribution. En revanche, elle doit dépenser le budget de l’accord.

Pour information : en DSN pour ces entreprises, seules les déductions suivantes sont à déclarer : déduction ECAP, déduction de sous-traitance (EA, ESAT, TIH). Les valeurs suivantes (062, 063, 064, 071, 072, 073) ne sont pas à renseigner.  

2. D. La reconnaissance de la lourdeur du handicap (RLH) est-elle mobilisable par les entreprises sous accord agréé ?

L’aide RLH est mobilisable pour toutes les entreprises sous accord agréé (que leur taux d’emploi de travailleurs handicapés soit en dessous ou au-dessus de 6%).

Pour rappel, la RLH est une aide de l’AGEFIPH qui a pour objectif de compenser financièrement les charges importantes supportées par une entreprise du fait des conséquences du handicap d’une personne sur la tenue de son poste après mise en place de l’aménagement optimal de la situation de travail.